退職する際は、お世話になった多くの方々に感謝の気持ちを表すメールをお送りするのが一般的ですね。
社内の同僚はもちろんのこと、ビジネス関連の外部の方々にも心に残る感謝の言葉を伝えることが大切です。
この際、配慮深く行動することが肝心です。
こちらでは、記憶に残るような退職の挨拶メールの書き方と、実際の例文をご紹介します。
退職の際は、温かみのあるメッセージでフィナーレを飾りましょう。
それでは、社内外に向けた退職の挨拶メールのポイントをそれぞれ解説します。
社内で送る退職の挨拶メールのコツ
退職する際、社内の皆さんへの挨拶メールにはいくつか大切なポイントがございます。
1. 文章はわかりやすく簡潔に
挨拶メールは、退職をお知らせすることが主な目的ですね。
この機会にこれまでの感謝を表すことが理想的です。
文章は簡潔でクリアに、誰が読んでも理解しやすい内容にしましょう。
2. 退職日に送信する
退職の挨拶メールは、通常、退職日に送るものです。
ただし、メールを送るタイミングは終業の約1時間前が望ましいです。これにより、業務への影響を避けることができます。
3. 退職後も連絡が取れるように
退職後もしばらくは何かと確認が必要な場合がありますので、連絡可能な状態を維持することが重要です。
一斉送信する際は、送信相手同士のメールアドレスが見えないよう配慮しましょう。
相手のアドレスはBCC欄に入れ、自分のアドレスはTOフィールドに入れるのが良いですね。
ビジネスパートナーやクライアントへの退職通知メールの工夫
退職を外部のパートナーやクライアントに伝える際に気をつけたい点は、次の2つです。
退職日を明確に伝えることが重要
担当者が退職する日が明確でないと、パートナーやクライアントは対応を急がないため、急な人手不足で業務が滞る可能性があります。
また、早めに知っていれば対策を立てやすいですね。
最初の連絡で退職日をしっかりと伝え、その後で業務の優先順位を整理することが重要です。
新担当者の情報を伝えることも大切
退職者から後任への引継ぎが行われていても、外部の人が新しい担当者を知らないと混乱が生じることがあります。
できれば、後任者を紹介し、お互いに確認する面談を設けるのが理想的です。
さらに、メールで新担当者の名前を明記することで、取引先は安心感を持つことができます。
退職の挨拶メールの書き方例
こちらでは、職場の方々に退職を告げるためのメールの書き方、そして社外の関係者へのメール文例をご紹介いたします。
社内向け退職の挨拶メールの文例
・件名：退職に際してのお礼 ○○部 お名前
・本文：
皆様、日頃から大変お世話になっております。
このたび、私事で恐縮ですが、○月○日をもって退職することになりました。本来ならば直接お会いしてお礼を申し上げるべきですが、多忙のためメールでのご挨拶とさせていただきます。
ここでの勤務中、皆様からの温かな支援と貴重なアドバイスに心から感謝しております。私の未熟さにも関わらず、適切なご指摘を賜り、大変助かりました。
今後は、ここで培った経験を活かして、新しい挑戦をしていく所存です。
どうぞ皆様も健康に留意され、益々のご成功をお祈りしております。
最後に、今後の連絡先をお知らせいたします。 メール：xxx_xxx@xx.xx 携帯：xxx-xxxx-xxxx 引き続きのお付き合い、どうぞ宜しくお願い申し上げます。
社外宛ての退職通知メール例
以下は、社外のビジネスパートナーやクライアントへ送る退職の挨拶メールの一例です。
【件名】
退職のお知らせ 株式会社□□ お名前
【本文】
株式会社○○ 営業部
○○○○様
いつも格別なお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
私、株式会社□□の○○と申します。今回、私事で恐れ入りますが、○月○日をもって退職することになりましたので、ご報告いたします。
これまでのご支援と温かなご指導に、深く感謝しております。
本来は直接お会いしてお礼を申し上げるべきところ、スケジュールの都合により、このような形でのご通知となりましたことをご了承ください。
業務の引継ぎについては、最近お目にかかった○○にすべてお任せしました。
今後とも○○に対するご指導とサポートをお願いいたします。
改めてお会いできる機会を楽しみにしております。その際はどうぞよろしくお願い申し上げます。
文末にあたり、貴社の一層の発展と、○○様のご健康を心からお祈りしております。
まとめ
退職時の挨拶は、できれば直接行うことが望ましいですが、多くの方々に挨拶するには現実的に難しい場合もあります。
そのような場合は、メールでの挨拶が一般的となります。
ただし、特別な繋がりのある方や、特にお世話になった方には、できるだけ直接会って挨拶をするのが良いと思います。
また、忙しい時期に重なることもあるため、相手の都合を考慮し、スケジュールを事前に確認することも重要です。
最後の挨拶は、心からの感謝を込めて、後悔のないように行いましょう。
