ビジネスの場面でメールを通して納期の延長をお願いしたいとき、どのようにお願いすれば良いか悩まれることもあるかと思います。
この記事では、次のことを丁寧にご説明いたします。
- 「もう少し時間をください」とお願いする際の適切な表現
- 礼儀正しい言い回しの例
- 依頼をする際に気を付けたいこと
- 実際に使える表現例
これらをお読みになれば、納期延長のお願いもスムーズに、そして心地よく伝えることができるようになりますよ。
「もう少し時間をください」と言うのは不適切？正しい表現方法
場合によって不適切とされる具体例
「もう少し時間をください」という言葉はカジュアルであり、場合によっては相手に不快感を与えることもあります。
以下のような状況では相手に不快な印象を与える可能性があります。
● 納期直前にお願いすること
● 理由がはっきりしない
● 謝罪の言葉がない
相手に気持ちよく受け入れてもらうための言い換えフレーズ
「もう少し時間をください」という表現をもっと丁寧に、相手に不快感を与えずに言い換える方法があります。
次のようなフレーズを使えば、より丁寧に相手に配慮を示すことができます。
- 「納期について少しお話し合いできますでしょうか」
- 「納期の延長をお願いできないでしょうか」
- 「もう少し作業に時間を頂けますか」
お願いする時の大切なポイント
「もう少し時間を頂ければ」とお願いする際、次のことに気をつけましょう。
早めにお知らせする
納期の直前ではなく、早めに連絡をすることで、相手に調整する時間を提供できます。
理由をはっきりと述べる
どうして納期を守れないのか、明確な理由を伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
感謝の気持ちを表す
納期を延ばしていただくお願いをする際は、感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
新しい納期の提案をする
いつまでには完了できるか、新しい納期を具体的に提案することで、相手に安心してもらえます。
ビジネスメールで時間延長をお願いする際の参考文例
以下では、ビジネスメールで時間延長をお願いするための文例をご紹介します。
【例文1（メールでの対応）】
こちらはメールだけで完結する場合の文例です。
この文例には「お詫び」、「理由の明確化」、「新しい納期の提案」が含まれています。
件名：〇〇プロジェクトに関して（納期延長のご相談）
〇〇様
いつもご支援いただきありがとうございます。
現在進行中の〇〇プロジェクトにつきまして、予期せぬ問題が発生し、予定していた納期に間に合わない見込みとなりました。
大変恐縮ですが、納期を〇月〇日まで延長していただけないでしょうか。
この度はご迷惑をお掛けして申し訳ありませんが、ご検討の程、何卒宜しくお願い致します。
【例文2（遅れの予告）】
遅れが予想されることを早めに伝え、後ほど詳細をお知らせする場合の文例です。
件名：〇〇プロジェクトの納期につきましてご相談
〇〇様
いつも温かいご支援を賜り、誠にありがとうございます。
現在進行中の〇〇プロジェクトで想定外の問題が生じ、予定しておりました納期の遵守が困難となりました。
このため、納期の調整についてご相談させていただきたいと考えております。まずはその旨をお知らせいたします。
詳細につきましては、後ほど改めてご連絡を差し上げますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
この度はご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。
まとめ
この記事を通して、ビジネスメールで「もう少し時間をください」とお願いする際の要点と、それに沿った文例をお伝えしました。
ビジネスでのメールって本当に難しいものですよね？
ちょっとした書き方で相手に不快感を与えてることもあります。
取引相手だとより慎重に言葉選びをする必要がありますよ。
適切な言葉選びと礼儀正しい表現を用いることで、相手を不快にさせずに納期の見直しをお願いすることができます。
これらのアドバイスが、みなさまのビジネス上のコミュニケーションに少しでもお役立ていただければ幸いです。
